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ERP維護十一招
作者：佚名 日期：2001-10-29 字體：[大] [中] [小]
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ERP應用，已從引導期的ERP概念、方法、重要性的介紹轉向發展期的選型實施類介紹。但作為系統生存期內占用了很大時間、費用及工作量的系統維護工作，卻介紹得很少，這對于全面了解ERP應用是不夠的。當ERP應用進入成熟期時，系統維護與發展將成為關注焦點。
ERP維護的具體工作內容包括例行和突發事件的處理；以管理和技術的手段，維護和發展ERP運行環境，如平衡技術先進性/實用風險、目標/成本而進行的IT基礎結構（服務器、網絡、PC機）的周期更替及日常維護；對應用系統已發現的錯誤用改正性維護解決，以適應性維護使系統經受住應用環境及流程少量改變，通過完善性維護擴大系統應用的用戶與功能，提升系統總體目標；對系統用戶不論崗位變換或新人/臨時替代人員作定期或專門培訓；控制變更，記入標準文檔及培訓教程；不斷積累問題的現象與對策，加速問題的定位與解決；作好日常備份及系統安全；提高運行環境性能和效率等多樣性工作。這兒介紹筆者維護ERP系統的幾點體會。
相信系統 對已常用的流程偶然出錯時，不要先去想系統有問題，要注意觀察操作或數據有無不尋常處。如果是系統缺陷但可通過固定操作避免，要固定操作流程并注意反復培訓。當總經理說“我只看系統作成的報表”，就意味著ERP系統真正被用于管理和控制企業運作，系統的投資回報才容易被認同，維護的價值也充分得到體現。
逆向流程 某流程由多個業務動作組成時，每步動作的異常都可能導致一個流程不完整。本次業務要怎樣向前推進完成或者向后倒回重來，要形成對策，做到有備無患。
勤于積累 不論是主動發現或被動遇上問題，事后都要記錄解決過程、方法，以便經驗共享并延續。注意及時更新有關文檔，我們不僅要記錄業務要求的操作過程，也要記錄繞過一些系統固有缺陷的途經。執行層用戶應當像法規條例那樣去執行，不論理解與否都不可簡化或異化，即“死步驟，莫發揮”。
測試與比較 新出現的異常要判別其復現性（必然性）。可考慮構造測試環境，在正常機器上完全仿照原操作，并將異常與正常的數據作比較，尋找維護操作的方向，并找出用來驗證修改正確性的方法。
可逆修改 即使找到維護操作的方向，也不可貿然修改，搞不好出現連帶負作用，使問題性質變復雜或由局部向更大范圍擴散。判斷問題涉及的數據及影響范圍，以及理解全部流程，都非常重要，否則會引起系統數據混亂和不一致而無法復原。修改數據要留好余地，如最好能有可逆性的修改，改不好也能退回，不會添亂。
繞過 這是緊急情況或一時找不出解決頭緒時常常采用的方法。如從一個模塊向另一模塊傳數據，有原因不明的丟失，雖是偶發但難以查明原因并解決。這就要有一個檢查機制發現這類異常，然后在相應后續模塊上補上有關信息。這對今后發現真正的原因并徹底解決問題有幫助。
例行檢查與操作 這是減少問題緊急程度的有效方法。利用標準功能和一些自開發的實用小程序，主動去應用系統數據中檢查。把正常情況下要到今后某一時刻（如月末）才反映出問題的數據（如成本更新、接口異常）提前找出來處理掉。這種不斷檢查、測試、發現和解決問題的純潔化過程，是系統更穩定和完善的基石。原則是莫因“善小而不為”，必須及時維護。
雜項影響 有時問題異常，百思莫解，結果可能是空間不夠、索引要整理、設置不妥或錯誤改動、某個臨時文件已被誤刪，甚至原樣重輸入一遍等看似不直接相關的原因。所以多渠道檢查有時也有效。
預防 要讓用戶養成有問題立刻報告的習慣，不可隨意處理而丟失現場，事后因忘記當時情況而更難查。對于多步驟形成的結果，如有異常，要爭取利用平衡關系式，在最后一道采用守球門的方法再計算并檢驗數據，預防有誤差或錯誤傳播。如發票額可由訂單經提貨發貨逐步算出，也可直接算出答案與逐步算出所得結果比較。
不能草率承諾 判斷客戶需求的重要性和緊急程度很重要。客戶有時在不經意時可能會指出系統的一個需大力改進的地方，也可能會在正式場合提出一個類似于“我要一敲鍵就出工資”的無理要求。維護人員不能因聲音大小決定取舍，要仔細聽，但不能草率承諾。尤其業務未變但流程卻因換人隨之而變換，這種事常發生，但其結果往往是疲于奔命。對此，要先考慮合理性，再考慮可能性。
留住人才 實施和維護的不同階段，人員數量要求不同，維護人員水平和要求也會不斷提高。由于外部影響又很大，所以人員流動是難免的。但IT組織架構中骨干用戶、維護工程師都是系統環境中的重要組成部分，ERP系統成功因素中最重要的部份就落實在他們身上。無能力做不了，有能力留不住，這些矛盾對企業ERP系統都會造成震蕩和損失。系統維護人員少到一個極限量后，很容易集體出走，使系統轟然倒地不可收拾。所以企業領導需要有“人才第一”的意識，而維護人員一定要有“數據第一/系統第一”的素質。可惜大多這樣的領導和維護人員都在互相苦苦尋找對方，尋找及發展一種理想的環境。（蔡誼）